Pluim voor commissies
Inmiddels zitten we al weer volop in golfseizoen 2022. De NGF voorjaarscompetitie in april markeerde zo’n beetje de start hiervan, met als mooi resultaat dat 4 teams zijn gepromoveerd. Ook de Matchplay Kampioenschappen, die dit jaar vroeg, vanaf eind mei, werden gehouden, hebben tot 4 kersverse titelhouders geleid. We feliciteren uiteraard alle kampioenen vanuit het bestuur van harte.
Voor al die wedstrijden en de vele ‘eigen golfrondjes’ die in 2022 gespeeld worden is het fijn dat onze baan er op dit moment mooi bij ligt. Daar is hard aan en voor gewerkt. Er is besloten om, direct na de voorjaarscompetitie, vanaf april gefaseerd bijzonder groot baanonderhoud te plegen. Het onderhoud op zo’n grote schaal aanpakken is een investering in de langere termijn conditie van de baan. Vanaf maart is eerst ingezet op bodemverbetering, waarna de greenkeepers zijn gaan werken aan het krijgen van stabielere greens. Er is gezand, nieuw gras is doorgezaaid en bemest, maar ook trappen zijn vernieuwd en teeboxen zijn aangepakt. De baancommissie heeft een ieder hiervan via uitgebreide nieuwsbrieven goed op de hoogte gehouden en wij hebben gemerkt dat dit is gewaardeerd.
Met de voorzitters van de diverse commissies hebben we als bestuur voor het eerst in tijden weer eens ‘live’ kunnen bijpraten. Dat geeft een goed beeld van wat er in de club leeft. Zij en alle andere vrijwilligers en commissies hebben het ook druk, vooral in deze tijd van het jaar. Reden waarom een oproep is gedaan voor diverse nieuwe commissieleden.
Baan marshals kun je bijvoorbeeld bijna niet genoeg hebben, dus daar zoeken we eigenlijk altijd uitbreiding. Bij deze dus nogmaals de vraag aan onze leden om zich, bij belangstelling hiervoor of voor de vele andere vrijwilligersactiviteiten, aan te melden.
Buiten de baan zelf wordt hard gewerkt aan de vervanging van de elektriciteitskabel achter het clubhuis en dit is begin juli afgerond.
En het Bouwteam heeft, tijdens de informatieavond van 11 april, een beeld geschetst van de plannen voor de renovatie van ons clubhuis. Ook in de ALV van 28 juni is hierover een update gegeven, de fase van adviezen, vergunningsaanvragen en aannemersselectie is nu gaande. In een volgende en aparte ALV, waarschijnlijk later dit najaar, zal de goedkeuring voor de verbouwingsplannen aan de orde komen.
In het seizoen is er altijd behoefte aan een groter aantal collega’s in de keuken en in de bediening. In ons restaurant zijn er daarom weer een aantal nieuwe gezichten, die we graag welkom heten. Met activiteiten als zomeravondcompetities valt er in ons restaurant wekelijks te genieten van een gevarieerde keuze aan nieuwe maaltijden en is er ook weer ruimte voor arrangementen met bijzondere culinaire thema’s en voor andere evenementen, bijvoorbeeld van onze business leden.
De golfpro’s van de Haarlemmermeersche Golfacademie bieden een afwisselend programma, met speciale themalessen in de zomer. Ook kunnen zij dit jaar weer vaker en naar andere bestemmingen op golfreis met leden en hiervoor blijkt onder leden veel belangstelling.
Wij hopen dat u allen een mooie (golf)zomer en vakantieperiode tegemoet gaat. Wij zien en spreken u dan graag, in de baan of het clubhuis, bijvoorbeeld tijdens de bestuursinloop, vanaf 17.00 uur op elke eerste vrijdag van de maand.
Namens het bestuur,
Willem de Vries, Voorzitter
Aanpassingen reserveringssysteem moeten meer ruimte bieden voor het boeken van starttijden
Inventariseren, analyseren en een advies uitbrengen aan het bestuur, zo kunnen de werkzaamheden van de Werkgroep Baanbezetting worden samengevat.
Deze werkgroep is in januari 2021 in het leven geroepen om oplossingen aan te dragen voor problemen die betrekking hebben op de baanbezetting, het reserveringssysteem en omloopsnelheid in de baan. Het inventariseren gebeurde aan de hand van de 'ontleding’ van het boekingssysteem èn de evaluatie van de leden-enquête. De resultaten daarvan zijn met de leden gedeeld en de analyse van het boekingssysteem is op de ledenvergadering in november jl. gepresenteerd.
Wat blijkt?
Onder meer dat leden bij het reserveren veelvuldig gebruikmaken van leestekens of ‘fakenamen’ die na verloop van tijd gewijzigd worden in de echte namen van de spelers. Deze werkwijze leidt tot duizenden tussentijdse wijzigingen en het kunstmatig vasthouden van starttijden.
Ook is geconstateerd dat dikwijls 18 holes worden geboekt, terwijl men de intentie heeft om er negen te spelen. Resultaat is dat de baan leeg blijft, terwijl die officieel is vastgelegd. Hetzelfde geldt voor boekingen van 27 holes, waarbij er maar 18 worden gespeeld. Dit alles om een ‘voorkeurslus’ te spelen. De enquête bevestigt het beeld dat veel starttijden geboekt worden door vaste groepjes, die als ‘veel gebruikers’ een zekere bedrevenheid hebben in het boeken om 21.00 uur. Dat heeft tot gevolg dat andere leden hun beklag doen over het feit dat ze er niet tussen komen en uit moeten wijken naar minder gunstige speeltijden of andere dagen.
De oplossingen
Bij het inventariseren en analyseren, is veelvuldig gebruik gemaakt van de diensten van IntoGolf (leverancier van het boekingssysteem, red.). Zij hebben ook een belangrijke bijdrage geleverd in het vinden van oplossingsrichtingen waarbij meer recht wordt gedaan aan de boekingsmogelijkheden voor alle leden. Om daar invulling aan te geven, heeft het bestuur op basis van de adviezen van de werkgroep over het reserveren de volgende besluiten genomen:
- Leden die een starttijd willen boeken krijgen (exclusief) 10 minuten de tijd om de namen van de medespelers in te vullen en de boeking te bevestigen. Hierop volgt direct een email ter bevestiging aan alle flightgenoten. Voor andere leden is die tijd dus niet beschikbaar. Mocht de boeking binnen 10 minuten niet zijn gemaakt, dan volgt een herinnering en heeft men nog eens 10 minuten om de boeking definitief te maken. Gebeurt dat ook niet, dan vervalt de betreffende starttijd en komt die weer beschikbaar voor alle leden;
- Leden die boeken voor een greenfee-/gastspeler óf gebruikmaken van fakenamen/tekens of letters, krijgen de melding dat per zo’n boeking 5 euro moet worden afgerekend om de reservering succesvol af te kunnen ronden. Daarvoor wordt een betaalverzoek zichtbaar via Mollie Payments. Voor deze reservering geldt ook de tweemaal 10 minuten regeling. Bij niet tijdig afronden, incl. betalen, vervalt de reservering automatisch;
- Reserveringen via HGC (app/web) hebben tot voordeel boven het boeken via ‘ik ga golfen’ dat lid-medespelers direct door het systeem worden herkend en daardoor gemakkelijk en snel ingevoerd kunnen worden. Via ‘ik ga golfen’ geldt dat alleen voor medespelers die als ‘vriend’ zijn toegelaten;
- In de zomermaanden mogen maximaal vijf boekingen uitstaan, excl. deelname aan wedstrijden. In de maanden november t/m februari is dat aantal verlaagd tot drie. Over de drie uitstaande boekingen in de winterperiode werd in de werkgroep verschillend gedacht. Ondanks dat heeft het bestuur daartoe besloten omdat in de winterperiode beduidend minder starttijden beschikbaar zijn dan in de zomer;
- Leden mogen vooraf maximaal 1 starttijd per dag boeken. Dit geldt zowel voor 9 holes, als voor 18 holes boekingen. Met andere woorden, het vooraf boeken van 27 holes of het boeken van tweemaal 9 holes op dezelfde dag, is niet meer mogelijk. Als op de speeldag starttijden beschikbaar zijn, mogen die worden bijgeboekt.
Overige maatregelen
Uit de analyses blijkt dat we veelvuldig met ‘no shows’ te maken hebben. Afgesproken is dat in zo’n geval een mailtje uitgaat met de melding dat het onwenselijk is om onaangekondigd niet op te komen dagen en met het verzoek om een verklaring voor de afwezigheid te geven. Zowel de 'no shows' als het boeken van 18 holes met de intentie om er maar 9 te spelen en het gedrag in de baan zal worden bijgehouden. Afhankelijk van de situatie kunnen sancties volgen.
De omloopsnelheid in de baan was ook een belangrijk gespreksonderwerp voor de werkgroep. Op haar advies heeft het bestuur besloten om op een goed zichtbare plek een tee-advies af te geven in relatie tot de handicap (en ook het spelplezier). Daarnaast geldt tot 15.00 uur voor leden én gastspelers per flight (9 of 18 holes) een maximale handicap van 144 gedurende 7 dagen per week.
Tot slot is besloten geen wijzigingen door te voeren in de luswisseling. Ook blijft de regeling van kracht dat, als Le/Ly de 18 holes course is, 9 holes spelers van 10.00 tot 14.00 uur op de eerste lus 9 holes kunnen boeken op ieder heel uur en op de tweede lus ieder uur van 12.10 tot 16.10 uur. Dit om ervoor te zorgen dat zij in die weken niet uitsluitend zijn aangewezen op de Cruquius.
De door het bestuur genomen besluiten zijn gepresenteerd op de ledenvergadering van 28 juni jl. en daar is ook bekend gemaakt dat de veranderingen op 1 augustus a.s. in werking treden.
Namens het bestuur
Henk Westerhof
Algemene ledenvergadering dinsdag 28 juni 2022
De eerste fysieke ledenvergadering in persoon mocht na de COVID-maatregelen eindelijk weer plaatsvinden. Helemaal in de huidige trend van ‘duurzaam en groen’ zit het bestuur voor een groene plantenmuur, al blijft de vraag of de planten echt zijn. Op de vergadering zijn circa 75 leden, minder dan verwacht maar dat kan men niemand kwalijk nemen omdat het schitterend weer is met aangename temperaturen. Wat precies besproken is, kan uiteraard in de notulen gelezen worden.
Willem de Vries opent de vergadering met de agenda waarbij weer enkele bekende thema’s aan bod komen.
De perikelen rondom de drivingrange ballen zijn een onderwerp waar de voorzitter graag even een toelichting op geeft. De ballen zijn besteld, alleen moeilijk leverbaar. Naar verwachting zullen echter over circa 3 maanden nieuwe drivingrange ballen beschikbaar zijn. De vraag of tot dan de ballen om niet gebruikt kunnen worden, werd echter afwijzend beantwoord. Met andere woorden, nog even volhouden.
Voordat de punten op de agenda echt besproken worden, werd nog eens uitdrukkelijk op onze omgangsregels en gedragscode (te vinden op de website) als ook onze vertrouwenspersonen gewezen. Aan iedereen is de oproep gedaan om zich daaraan te houden en ook anderen daarop aan te spreken maar wel op een nette wijze.
Huldiging
En dan over tot de punten op de agenda, beginnend met de feestelijke huldiging van de poulewinnaars en NGF-competitieteams. Nogmaals van harte gefeliciteerd! De herenteams waren netjes aanwezig en konden de waarderingen/prijzen in ontvangst nemen. Het winnende damesteam – met een promotie naar de 2e klasse – was helaas afwezig. Ook deze dames kunnen wij geen ongelijk geven, zij waren hun overwinning aan het vieren met een mooi diner. De uitslagen zijn overigens op de website zelf te vinden.
Algemene zaken
De belangrijkste zaken eerst, de goedkeuring van de notulen van de laatste ledenvergadering, het jaarverslag en de decharge van het bestuur. Op een enkele nee-stemmer werd alles met een overgrote meerderheid aangenomen respectievelijk toegewezen. Financieel doet de club het goed en staat zelfs in de Nederlandse top wat de stabiliteit betreft. Een ‘eigen bijdrage’ voor de verbouwing van het clubhuis is ook al op de spaarrekening aanwezig al blijft het de vraag of dat – gezien de huidige economische omstandigheden – ook zo zal blijven. Grote posten in 2022 waren tot nu toe veel baanonderhoud en wij zien de greenfee inkomsten wel verminderen.
Baanbezetting en reserveringssysteem
En dan komt het welbekende thema van de baanbezetting en het reserveringssysteem weer aan de orde. De voorzitter van de werkgroep licht de enquête toe waarbij maar liefst 60% van de leden op gereageerd heeft. Het ‘strategisch boeken’ (zowel wat de lussen betreft als ook de starttijden) blijkt inderdaad een probleem dat aangepakt wordt. In de zomer zullen leden nog steeds 5 boekingen per 2 weken kunnen maken, alleen zullen wel namen bij de boekingen ingevuld moeten worden. Voor iedere ‘anonieme’ speler zal men 5 euro moeten betalen (en geen zorgen, bij de aanmelding worden voor gastspelers deze weer verrekend met de greenfee). Zo wordt voorkomen dat 4 personen met elkaar afspreken om verschillende tijden te ‘reserveren’ en op het laatste moment pas besluiten op welk tijdstip daadwerkelijk gespeeld zal worden. In de winter (november tot en met februari) zal men nog maar 3 reserveringen per 2 weken kunnen plaatsen. Ook bij een no-show zal daar een vervolg aan gegeven worden. Als afsluiter is het goed om te weten dat het huidige lussysteem behouden blijft maar dat een boeking beperkt zal worden tot 18 holes per dag (in plaats van 27 holes). Deze regels zullen naar verwachting per 1 augustus aanstaande ingaan maar hier zal nog uitgebreider over bericht worden.
Verbouwing clubhuis
De aanstaande verbouwing, waar al veel over is gepubliceerd, komt steeds dichterbij en de plannen worden concreter. Financieel wordt het plaatje met drie aannemers besproken en heeft het bestuur en het bouwteam vertrouwen erin dat het budget van 3 miljoen euro voldoende zal zijn. Het is de bedoeling om 25 oktober een bijzondere algemene ledenvergadering te houden waarin over de plannen – en niet geheel onbelangrijk, de uitgaven – gestemd zal worden. Aan iedereen het verzoek om dat alvast in de agenda te noteren. Meer informatie is uiteraard op de website te vinden en er zal nog meer informatie vooraf worden gecommuniceerd om hetzelfde debacle (een afwijzing door de leden van de verbouwing) als 10 jaar geleden te voorkomen.
Tuchtcommissie
Aan het einde van de vergadering na iets minder dan 2 uur vond nog de stemming over de nieuwe leden van de Tuchtcommissie plaats. Zoals verwacht en reeds in de agenda aangekondigd, wordt Harm Jan Brouwer de voorzitter en zullen Janthijn Siebert en Michiel Vervliet zitting nemen in deze commissie. Het bestuur wenst de nieuwe commissie een rustige tijd tegemoet en iedereen een fijne avond.
Op naar de bitterballen en vergeet de bijzondere ledenvergadering op 25 oktober niet.