Het jaar 2021 was, ondanks de bijzondere omstandigheden, voor de Haarlemmermeersche Golfclub een goed jaar. Die uitgangspositie en de opheffing van de laatste coronamaatregelen zorgen ervoor dat we ook het golfjaar 2022 met positieve verwachtingen tegemoet kunnen treden.
We hebben een mooie baan en een gezellige vereniging met een florerend ledenbestand. Door de belangstelling voor de golfsport en de groei van het aantal leden tot het maximum van 1.300 is sinds medio vorig jaar een wachtlijst ontstaan en er melden zich nog steeds nieuwe kandidaatleden aan.
De tijd dat de pandemie ons restricties oplegde ligt achter ons en maar liefst 24 HGC-teams bereiden zich voor op de NGF-voorjaarscompetitie 2022 die, na 2 jaar afwezigheid, door onze teams vanaf april weer gespeeld gaat worden. In juni gaan er namens de Haarlemmermeersche ook nog eens 5 jeugdteams aan de NGF-jeugdcompetitie deelnemen. Er wordt hard getraind voor de aankomende competitieperiode. Dit gebeurt vaak samen met de HGAC golfpro’s, met wie wij onlangs de contracten hebben vernieuwd. Onze wedstrijdkalender 2022 met veel, zowel fun- als competitieve wedstrijden, is inmiddels ook gepubliceerd, op de HGC-website.
Begin dit jaar moesten we onze jaarlijkse Nieuwjaarsreceptie uitstellen. Er is besloten om dit jaar voor een andere vorm te kiezen bij een eerstvolgend mogelijk moment. Nu we weer ‘ouderwets’ bijeen mogen komen in het clubhuis hebben we, voor het golfseizoen 2022 echt van start gaat, bij de feestelijke HGC voorjaarsborrel op 20 maart jl. met u het glas kunnen heffen. Het was goed om zo met elkaar samen te zijn en aandacht aan de Golfer, de Golfster en de Kanjer van het jaar en aan onze club te geven.
Plannen gaan in de tussentijd voortvarend door. Ons Bouwteam heeft niet stil gezeten en is hard bezig handen en voeten te geven aan het voornemen om clubhuis en loods te gaan verbouwen, om zo klaar te zijn voor de toekomst. Tijdens de informatieavond, die wordt georganiseerd op 11 april, zullen wij de laatste stand van zaken doornemen en de plannen aan de hand van concrete tekeningen aan u presenteren. Wij willen dit de komende tijd regelmatiger doen, zodat wij input en feedback van leden kunnen meenemen in de definitieve uitwerking van de plannen voor dit project. Daarvoor zullen wij dan in komende ALV’s, wanneer nodig, verdere formele toestemming vragen.
Op het gebied van de baan gaan de voorbereidingen en ontwikkelingen door. Het wordt steeds zichtbaarder dat het voorjaar is gekomen. De greenkeepers zijn ondertussen hard aan het werk en de aanblik van de baan is op een aantal plekken behoorlijk veranderd. Veel oudere bomen zijn gerooid. Deze worden, waar mogelijk, vervangen en nieuwe struiken en hagen worden aangeplant. Enkele teeboxen zijn eveneens onderhanden genomen en er worden nieuwe beschoeiingen aangelegd. Hierover, en over andere hierboven genoemde onderwerpen, leest u elders in deze uitgave meer.
De brigade van De Drie Gemalen bereidt zich ook voor op het nieuwe golfseizoen 2022. Nadat deze winter noodgedwongen een wat beperktere kaart is gevoerd, wordt nu alle creativiteit en passie op de nieuwe voorjaars- menukaart, die vanaf april ingaat, losgelaten. Zoals we deze winter, naast de vaste kaart, een aantal speciale culinaire momenten op de agenda hadden, zo blijft de keuken ook dit voorjaar het menu regelmatig vernieuwen en ‘specials’ en andere gerechten aan de keuze toevoegen. Houdt u daarvoor het bord in het restaurant en de nieuwsbrieven van De Drie Gemalen in de gaten.
Als HGC hebben we daarmee, op alle voor ons van belang zijnde gebieden, veel om naar uit te kijken. Wij verheugen ons op het nieuwe golfseizoen en hopen u de komende tijd vaak op de club te treffen.
Namens het bestuur,
Willem de Vries, Voorzitter
Reserveringssysteem onder de loep
“Ik had nooit kunnen bedenken dat een onderzoek naar de problematiek van de baanbezetting zoveel voeten in de aarde zou hebben en zulke - vaak emotionele - reacties bij de leden zou oproepen. De baanbezetting bereikte een absolute piek na de uitbraak van corona. Op sommige dagen was er geen parkeerplek meer te vinden, was het vaak file lopen in de baan en het boeken van een starttijd was al een wedstrijd op zich”.
Aan het woord is Henk Westerhof, die Golf en Commercie bestuurlijk in portefeuille heeft. Niet lang na zijn benoeming tot bestuurslid is hij aan de slag gegaan om inzicht te krijgen in de knelpunten en het uitstippelen van mogelijke oplossingen. Hij doet dat samen met een werkgroep, waarin zitting hebben Ans Bodegom, Olga Almekinders, Frank Duivenvoorden, Elke Oudendijk, Joop Stempher, Gerard Kostermans en Maartje Boekestein. In een latere fase is Ben de Bree tot de groep toegetreden.
De werkgroep heeft zich tot op heden vooral gericht op de werking van het reserveringssysteem. Daarvan werd al snel duidelijk dat een beperkt aantal leden steevast gebruikmaakt van haar recht om twee weken van tevoren op vaste speeldagen starttijden te boeken. Voor woensdag is bijvoorbeeld gebleken dat vanaf het moment waarop voor deze dag geboekt kan worden (dinsdagavond 21.00 uur) binnen 1 minuut gemiddeld 70 à 75 reserveringen zijn gemaakt. Na een uur is dat aantal opgelopen tot zo’n 240 reserveringen, waarmee de dag vrijwel volgeboekt is. Op andere werkdagen ligt het gemiddelde na 1 uur op plm. 120 tot 140 reserveringen. Dat gemiddelde ligt weliswaar lager dan voor de woensdag, maar ook dan is het vaak dringen geblazen vanwege clubactiviteiten die op die dagen plaatsvinden.
De werkgroep heeft vastgesteld dat vrijwel alle reserveringen gemaakt worden met de HGC app of de ‘ik ga golfen’ app. In beide systemen is het niet nodig om de namen van de medespelers in een flight te noemen. Om een boeking snel te kunnen effectueren, wordt daarom gebruik gemaakt van een vraagteken of een letter. Ook zijn er leden die zich bedienen van fakenamen en in een enkel geval is zelfs geconstateerd dat de naam van een overleden lid is misbruikt.
Onze club heeft ook veel vaste groepjes. Het blijkt dat leden van veel van die groepjes voor dezelfde dag starttijden vastleggen en de definitieve samenstelling van de flight(s) later invullen. Die werkwijze leidt ertoe dat in zes maanden tijd ruim 23.000 wijzigingen in uitstaande reserveringen zijn doorgevoerd. Of anders gezegd, ongeveer 2/3 van alle boekingen muteren na verloop van tijd. Hierdoor worden starttijden onterecht vastgehouden, die vervolgens dus ook niet beschikbaar zijn voor andere leden of gastspelers.
Het bestuur vindt het belangrijk dat alle leden betere en misschien wel eerlijkere kansen krijgen om een starttijd te kunnen boeken. Daarmee wordt ook recht gedaan aan een belangrijk uitgangspunt van het nieuwe beleidsplan dat erop gericht is om een gastvrije vereniging te zijn voor álle leden. Nu is dat onvoldoende het geval, als we ons realiseren dat plm. 75 á 80% van de leden vaak buiten de boot valt bij het reserveren van starttijden, omdat ze minder gepokt en gemazeld zijn in het gebruik van het systeem.
De analyse van de werkgroep geeft dus een goed inzicht in de meeste knelpunten. Daar heeft IntoGolf (onze softwareleverancier, red.) vervolgens nog een verdere verdiepingsslag aan gegeven, die heel veel nieuwe informatie heeft opgeleverd. Om het beeld te completeren is nog een enquête uitgezet onder de leden. Alle verkregen informatie vormt de basis voor een plan van aanpak dat inmiddels in de maak is en dat binnenkort voor definitieve besluitvorming aan het bestuur zal worden voorgelegd.
Wordt vervolgd dus. Wij houden u op de hoogte!
De (wellicht) onbekendere HGC-commissies
Onze golfclub kent een groot aantal vrijwilligers die actief zijn in verschillende commissies.
Een aantal commissies zullen de meeste leden wel kennen. Voor wie vaker deelneemt aan HGC-wedstrijden zijn de Wedstrijdcommissie, Damescommissie of Seniorencommissie vast en zeker bekend. Aspirant-leden hebben met hun start bij de club ongetwijfeld leden van de Nieuwe Ledencommissie gesproken. En de Baancommissie is vaak in de baan zelf te vinden. Dit zijn slechts 5 voorbeelden van vele commissies. Op de HGC-website worden al meer dan 20 verschillende commissies of ‘organen’ genoemd. Voor wie daarover meer wil weten; gegevens over commissies en hun leden zijn te vinden onder de knop Vereniging - Commissies, achter de leden login, van de HGC-website.
Onder de HGC-commissies bevinden zich mogelijk ook enkele minder bekende commissies. Zoals de Tuchtcommissie, de Commissie van Beroep en de Vertrouwenscontactpersonen. De eerste 2 zijn statutaire commissies, wat wil zeggen dat de Algemene Ledenvergadering (ALV) de leden van die commissies benoemt, op voordracht van het bestuur of een groep leden. Dat de 3 genoemde commissies waarschijnlijk wat onbekender zijn, komt ongetwijfeld voort uit hun aandachtsgebied en rol, en uit het feit dat hun activiteiten alleen in specifieke gevallen, zoals hieronder aangegeven, aan de orde komen. Dan is het misschien ook een goed teken als commissies relatief onbekend zijn of als ze het rustig hebben.
Toch is het van belang om te weten dat deze commissies en mensen er zijn en hun rollen goed belegd en vastgelegd zijn, binnen de Haarlemmermeersche Golfclub. Daarom geven we hier een korte toelichting.
De Tuchtcommissie (TuCo) houdt zich bezig met het behandelen van klachten van en/of over leden die in strijd handelen met de statuten en of het huishoudelijk reglement. De bevoegdheid tot het indienen van klachten bij en de bevoegdheden en werkwijze van de TuCo, en de Commissie van Beroep, worden nader geregeld in het Tuchtreglement, waarvan de inhoud ook door de ALV wordt vastgesteld en gewijzigd.
Commissie van Beroep is de instantie waarbij leden beroep kunnen aantekenen tegen een besluit van de Tuchtcommissie. Zowel de Commissie van Beroep als de TuCo bestaat elk momenteel uit 3 leden.
De Vertrouwenscontactpersoon (VCP) is, binnen onze vereniging, het eerste aanspreekpunt voor iedereen die een vraag heeft over of te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag c.q. ongewenste omgangsvormen. Denk hierbij, maar niet alleen, aan beledigingen, pesten, discriminatie, bedreiging, mishandeling, overmatig drank- of drugsgebruik, criminaliteit of seksuele intimidatie. Alles wat met de HGC Vertrouwenscontactpersoon besproken wordt, valt onder het beroepsgeheim en is vertrouwelijk. Daarnaast kan de VCP de vereniging adviseren om preventieve maatregelen te nemen. Op dit moment hebben wij 1 vertrouwenscontactpersoon.
De 3 genoemde commissies hebben dus een formele rol en hebben te maken met officiële documenten, namelijk het hiervoor genoemde Tuchtreglement (zie website onder de kop Vereniging – Statuten en Reglementen), de HGC Omgangsregels en de HGC Gedragscode (zie website onder de kop Vereniging – Commissies – Vertrouwenspersonen).
Het Tuchtreglement, zoals vastgesteld in de ALV van juni 2018, kent een aantal artikelen die o.a. ingaan op de tuchtcommissie, klachten indiening en -behandeling, straffen en hoger beroep. De HGC Omgangsregels zijn onze huisregels. Voor onze vereniging geldt dat wij zullen handelen volgens en in de geest van onze gedragsregels, de Nederlandse wet en maatschappelijk aanvaarde normen en waarden. De omgangsregels gaan uit van het hebben van respect voor elkaar en overtreding van deze omgangsregels kan aanleiding geven tot sancties. Onze HGC Gedragscode bestaat uit formele richtlijnen, en staat voor wat de vereniging verwacht van leden en personeel, gebaseerd op het principe van verantwoordelijkheid voor de ander. Het doel ervan is het goede imago van onze vereniging te bewaken en te behouden. Met name de uitgangspunten integriteit, respect en loyaliteit komen hierbij naar voren.
Het lidmaatschap van de Commissie van Beroep en de Tuchtcommissie en het zijn van Vertrouwenscontactpersoon vraagt specifieke kennis en ervaring, vaardigheden en kwaliteiten. Zowel de Tuchtcommissie als de Vertrouwenscontactpersonen kunnen de komende periode nieuwe leden gebruiken, ter vervanging of versterking van bestaande leden. Mocht u interesse hebben in een rol in een van bovengenoemde commissies, dan verzoeken wij u contact op te nemen met het bestuur via bestuur@haarlemmermeerschegolfclub.nl. Een uitgebreider profiel voor het lidmaatschap van beide commissies is op aanvraag beschikbaar en in een gesprek kan de rol en procedure uiteraard nader worden toegelicht.