HGC primeur: ALV online
Op 21 juli vond de HGC “voorjaars” vergadering plaats. Vanwege de van toepassing zijnde richtlijnen enkele weken later dan gebruikelijk en anders van vorm. Dit was de, voor onze club, eerste ALV die geheel online werd gehouden.
In de uitnodiging stond dan ook: “In verband met de coronacrisis kan de geplande Algemene Ledenvergadering van 30 juni 2020 geen doorgang vinden. Om toch invulling te geven aan deze voorjaarsvergadering heeft het bestuur besloten om de Algemene Ledenvergadering online te organiseren. De vergadering zal met gebruikmaking van artikel 6 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid uitsluitend toegankelijk zijn langs elektronische weg.” Voor deelname was aanmelden noodzakelijk, waarna deelnemers een link ontvingen om in te kunnen loggen. Om goed voorbereid te zijn was er een week tevoren een oefensessie gepland om de inlogprocedure en de online omgeving te testen. Tijdens de vergadering zelf konden via een chatfunctie vragen worden gesteld, maar die leverden geen directe respons en interactie. Ook stemmen vond natuurlijk online plaats.
Op de agenda stonden gebruikelijke onderwerpen als het (financiële) jaarverslag van het bestuur over het afgelopen boekjaar en een aantal (voorgenomen) wijzigingen in bestuur en commissies. Het meest actuele punt was goedkeuring van de uitgaven voor de verbouwing van het clubhuis die in de periode van gedwongen sluiting als gevolg van de coronamaatregelen versneld was gestart.
Voor dit punt aan de orde was, is echter een aantal andere punten toegelicht.
Dit betrof onder andere:
• De ontwikkeling van het aantal nieuwe leden. De aanmeldingen sinds 1 januari zitten in de lift. Met 55 nieuwe leden en 6 nieuwe jeugdleden staat de teller op 1190 leden in totaal per 30 juni 2020. Er is een verschuiving van leden met, naar leden zonder certificaten.
• Het baanonderhoud. In overleg met de Hollandsche Greenkeeping Maatschappij (HGM) is tijdens de periode van sluiting van het complex het baanonderhoud afgeschaald. Dit heeft een kostenbesparing opgeleverd. Daar staat tegenover dat het onderhoudscontract met HGM tot 2023 is verlengd. • De actie als dank voor de zorg vanuit het Spaarne ziekenhuis. Op 19, 20, 26 en 27 september vinden er voor de zorgmedewerkers diverse clinics en wedstrijden plaats. Er is door onder andere de leden goed bijgedragen en het kan daarmee een mooi evenement worden, waaraan naar verwachting de pers ook aandacht zal besteden. Een aantal leden zal als vrijwilligers de dagen begeleiden. • Acties om de bezettingsgraad van de baan te verhogen. De baanbezetting was in de maand juni 50%, dat is 13% meer dan in juni 2019. Het verschil wordt verklaard door leden (+10%), greenfee spelers en introducees (+6 %) die meer spelen. Daar tegenover staat een minder baangebruik door de Business Club, evenementen en NGF competitie (-3%). Van de diverse speelaanbiedingen, die ook op de website staan gepubliceerd wordt goed gebruik gemaakt. De promotionele acties zullen medio augustus worden afgebouwd en worden voortgezet door specifieke acties gericht op introducees en ledenwerving. • Goedkeuring van het verslag en de cijfers over het voorgaande jaar. Financieel is het jaar 2019 aan de inkomstenkant enerzijds beïnvloed door het feit dat de Bolstrabaan later open ging dan gepland, anderzijds heeft de Business Club in 2019 hogere inkomsten gegenereerd dan vooraf begroot. Al met al lagen zowel de werkelijke inkomsten als de exploitatiekosten in totaliteit dichtbij de vooraf begrote bedragen.
Het actuele onderwerp, de verbouwing van het clubhuis, is –net als veel andere onderwerpen- gerelateerd aan de COVID-19 situatie. Hierdoor zijn de plannen rond de renovatie van het clubhuis, zoals die op de informatieavond van begin maart zijn besproken, voorlopig geparkeerd. Het bestuur heeft vervolgens besloten om de reparaties die hard nodig zijn om de risico’s in het clubhuis te verlagen tot een acceptabel niveau en die passen in de langetermijnplanning voor het clubhuis uit te (laten) voeren tijdens de coronasluiting. Op basis van keuringsrapporten is gekozen voor:
• Verplaatsing en herinrichting van de stookruimte; • Reparatie (werd vervanging) van de luchtbehandeling; • Aanpak van legionella hot spots; • Oplossen van rioleringsproblemen; • Aanleg van een nieuwe groepenkast voor elektra; • Renovatie van de toiletruimte op de 1e verdieping.
De geplande kosten van deze werkzaamheden waren maximaal € 215.000. De huidige kaspositie en kredietfaciliteit zijn voldoende om het bedrag te financieren. Echter, het bestuur mag projecten buiten de investeringsbegroting tot € 20.000 uitvoeren. Daarboven is goedkeuring van de ALV nodig. Het bestuur vroeg daarom de officiële goedkeuring van de leden op de online ALV van 21 juli 2020 en kreeg deze unaniem van de in de vergadering stemmende leden.
De 8 weken stilstand in het voorjaar 2020 hadden grote financiële gevolgen en vooral de maand mei is in normale jaren in financieel opzicht een oogstmaand. Door de sluiting zijn greenfees en horeca inkomsten fors achtergebleven. De acties die zijn ondernomen om inkomsten en ledenwerving te verhogen zijn tot nu toe gelukkig succesvol. Het lijkt erop dat, met redelijk zomerweer en geen nieuwe lockdown, het operationele resultaat voor het jaar alsnog op plan zal eindigen.
Verder vooruitkijkend kwam aan de orde dat in de voorjaarsvergadering van 2021 het Beleidsplan 2021-2024 zal worden voorgesteld aan de leden. Hierin worden doelstellingen gekoppeld aan gewijzigde externe omstandigheden, interne ontwikkelingen rond de baan, club, horeca en HGAC, eisen en wensen van de diverse leden, en de organisatie. Een belangrijk onderdeel van het beleidsplan is een marketingplan.
Het zal niemand verbazen dat de online ALV een korte, efficiënte en duidelijke vergadering werd. Klokslag 20.57 uur, nog geen uur na aanvang en na goedkeuring van alle in stemming gebrachte agendapunten, wensten de aanwezige bestuursleden de ingelogde deelnemers een mooie (golf)zomer en werd het bestuur in de chat door een aantal leden bedankt voor hun bijdrage. Reacties op via de chatvergadering gestelde vragen zijn na afloop van de ALV online gepubliceerd en zijn nu ook nog via de website in te zien bij de ALV-stukken, evenals de tijdens de vergadering gebruikte presentatie.
Bericht van de penningmeester
De Haarlemmermeersche ligt op koers om het budget van 2020 te halen. Tot en met augustus 2020 eindigde het operationeel resultaat van de vereniging positief en precies op budget. Het tekort van de horeca door de lockdown in de lente en de achterblijvende evenementen is goed gemaakt door een groter aantal greenfeespelers en introducees. De bezetting van de baan in juni, juli en augustus was 50.9%, waar het vorig jaar nog 42.4% was. De groei van 8.5% werd voor 2.9% veroorzaakt door leden die meer speelden en 5.9% door de toename in greenfeespelers.
Tot en met eind augustus heeft de club 68 nieuwe leden.
Het banksaldo is positief, vanaf volgende maand wordt, na de COVID-19 opschortingen, weer gestart met reguliere bankaflossingen, zoals geregeld in de leningsovereenkomst met de ABN/AMRO.
De investeringen in het clubhuis zijn binnen budget gebleven.
Kortom, de vooruitzichten blijven goed voor De Haarlemmermeersche door de weer groeiende vraag naar golf. De vereniging blijft voorzichtig, met name door de onzekerheid rond COVID-19, de effecten van de recent aangekondigde beperkingen rond de horeca capaciteit en een potentiële nieuwe lockdown.
Een analyse van de nieuwe leden van eind juni tot 1 september:
30% is vrouw
27% komt uit de Haarlemmermeer 39% uit de regio Haarlem 30% uit de bollenstreek 3% uit Amsterdam
36% is 60+ 39% tussen 50 en 60 21% tussen 40 en 50 en 3% jonger dan 40 jaar
39% heeft een handicap van 30+ 36% tussen 20 en 30 24% tussen 10 en 20.
Zaterdag 26 september hebben 36 nieuwe leden meegedaan aan de nieuwe leden wedstrijd. Een wedstrijd om elkaar te leren kennen en zo makkelijker binnen de club te integreren.
Een van de elementen in de wedstrijd was ”Beat the Pro” op hole 3 van Lynden (de eilandhole). Pieter Paul Houting, uiteraard een nieuw clublid, zag kans onze headpro Roberto te verslaan. Een knappe prestatie. Gefeliciteerd!